Три – мало, пять – много. Как прийти к идеальному событийному плану в маленьком пространстве?

Наверное многие кураторы пространств замечали, что при увеличении количества событий их эффективность и посещаемость падает. Наша команда в течение почти полугода тестировала разные форматы событий и их частоту, чтобы составить идеальную сетку событий.

В первые дни после открытия мы немного наделали ошибок с новой командой и допустили танцевальные события, но быстро от них отказались, была посещаемость около 4-5 человек на социальных танцах.

На запуске проекта может быть две событийных стратегии:

Максимальное количество событий – 5 и больше в неделю. Плюсы: аудитория ознакомиться со всем спектром событийный предложений пространства. Много инфоповодов.
Минус: возможно собранной аудитории к старту не хватит загрузить все события. Если события проводят партнеры – мастера, сообщества – они могут разочароваться посещаемости и организации и больше не сотрудничать. А еще команде маленького пространства просто сложно предусмотреть все на 5-6 событий – будут внештатные ситуации.

Минимальное количество событий в неделю. Например, всего одно. Плюс в том, что со стартом вы сможете набрать участников и продать билеты, хорошо подготовиться и максимально распространить инфоповод. Минус в том, что не понятно, интересное это событие или нет, возможно для людей это был просто предлог прийти познакомиться с пространством и в следующий раз они не придут.

Так и получилось с нашим первым недосмотренным событием по социальным танцам – команда Флакона не досмотрела, что делает куратор резиденции и пропустила согласование события, в итоге куратор Вера была рада, что пришло много участников на танцы, но через неделю поняла, что только на первый раз (на вторые социальные танцы было всего 3 участника).

Итак, какой же событийный план идеальный для небольшого креативного пространства?

Наш опыт говорит нам, что это зависит от сервисов.
Вот простая истина: если люди заходят к вам за кофе и поработать за ноутбуком, то возможно громкими мероприятиями каждый день вы спугнете свою постоянную аудиторию. А если в пространстве нет других сервисов и события – это главный источник дохода, то каждый день. Определять, будет ли пространство только событийным или с другими сервисами лучше на этапе концепции. Не получится постоянно менять стратегию, иначе аудитория не будет знать, как пользоваться пространствам, не возникнет привычки и предсказуемости, а значит и сарафанного радио.

За полгода тестов и аналитики по событиям, для маленькой резиденции мы определили такой событийный план:

• Ежеквартально: ярмарка локальных мастеров
• Ежемесячно: выставка с презентацией от мастера, художника, скульптора или фотографа.
• Еженедельно: одна бесплатная лекция в лектории в пятницу или субботу (открытый зал , смежный с посадкой кофейни); 2 гончарных мастер-класса в среду и субботу (мастерская, отдельное помещение).
• Праздничные дни: фотосессии, мастер-классы по подаркам, спецмероприятия по теме праздника.

Воскресение в нетуристический сезон мы оставляем свободным для сообществ или под аренду на мероприятия, в летнее время днем не ставим мероприятия, так как резиденция полна гостей-туристов и события проводить сложно.

Как анонсировать:

Если в резиденции 2-3 события, мы делаем отдельные афиши и посты в социальных сетях на каждое событие, это улучшает воспринимаемость информации и хорошо влияет на посещаемость и продажи.

Если событий больше трех, то афиша и пост общий с перечислением активностей. Так как больше 4-х постов в сетях в неделю быстро опускают первые анонсы вниз ленты и практически не набирают просмотров.

Показатели:

Мы собираем аналитику по каждому событию и делаем фотоотчет: количество проданных билетов или участников, уровень продаж в кофейне во время мероприятия, уровень удовлетворенности участниками событием – админ по возможности ненавязчиво собирает отзывы, SMM-специалист отмечает отзывы и посты о событии в соцсетях участников. На основе этих показателей мы понимаем, стоит ли что-то менять, разумно ли повторять, сотрудничать ли дальше с партнером по событиям и так далее.